Como e quando saber se é o momento de terceirizar serviços?

Negócios

Terceirizar serviços é um assunto cada vez mais popular na mente dos gestores de muitas empresas, dos mais variados tamanhos, setores econômicos e nichos de mercado. E é por meio da terceirização que muitos acreditam que conseguiram livrar suas organizações das amarras da burocracia, dos encargos trabalhistas, e também dos investimentos fora do escopo principal de atuação da empresa.

Todavia, da mesma maneira como ocorre com qualquer outro grande investimento realizado, é preciso cautela e um estudo detalhado sobre os prós e contras ao adotar essa modalidade de trabalho.

É preciso estudar muito bem quais os tipos de serviços passíveis de terceirização, quais os critérios devem ser adotados para tomada de decisão e quais são as vantagens e retornos esperados com sua adoção. É o que vamos abordar a seguir! Aproveite a leitura.

Quais as vantagens da terceirização?

O objetivo deste artigo é ajudar a você gestor a entender quando identificar o momento mais adequado para terceirizar serviços. Antes, porém, é necessário que estejam muito claros quais os benefícios pretendidos com essa prática e que eles sejam, ao mesmo tempo, capazes de restituir todos os investimentos realizados para esse fim. Vamos conhecer alguns deles.

Foco no core business

Hoje, existe uma grande gama de serviços terceirizados disponíveis no mercado. São atividades como:

  • limpeza e conservação predial;
  • segurança;
  • gestão de Recursos Humanos;
  • admissão, demissão e gestão da folha de pagamento;
  • atendimento;
  • monitoramento;
  • transporte;
  • desenvolvimento de software;
  • guarda de documentos;
  • contabilidade etc.

Ao optar por terceirizar serviços, é possível que a sua empresa fique ainda mais focada em sua atividade-fim, otimizando o uso dos seus recursos escassos, como tempo, capital, e redução de custos.

Redução de custos

Com toda certeza, esse é um dos principais motivos para a terceirização das diversas áreas de uma empresa. A diminuição dos custos ocorre de diferentes maneiras, como a redução do quadro de funcionários, a limitação de gastos com estrutura própria e o investimento em ativos como máquinas e outros equipamentos, além da eliminação dos gastos com sua manutenção e depreciação.

Especialização

Quando a companhia não apresenta recursos humanos satisfatórios para uma determinada atividade e acaba por “deixar a desejar” em outras atividades-chave para o sucesso da sua produção, começam a surgir problemas, como a perda de qualidade e competitividade. Nesses casos, o outsourcing deve ser utilizado como uma solução.

Contratar uma empresa terceirizada especializada em uma determinada área significa o acesso da contratante a profissionais mais qualificados e com uma garantia maior dos resultados e da qualidade desejada para o serviço, proporcionando também um ganho de produtividade ao negócio.

Flexibilidade

Essa é uma vantagem importante, principalmente, para empresas que têm demandas sazonais, ou com topos de faturamento em períodos específicos do ano. Um exemplo é na contratação de funcionário para empresas do setor comercial em épocas festivas ou datas comemorativas, como Dia das Mães e Natal.

Caso cada contratação seja feita de maneira direta, isso elevará os custos envolvidos com as burocracias e encargos de admissões, treinamentos e demissões, o que pode inviabilizar a saúde financeira do negócio.

Sendo assim, optar por terceirizar essa atividade possibilita uma flexibilidade maior conforme a necessidade do negócio, transferindo para a empresa contratada a responsabilidade por essas questões que envolvem recursos humanos.

Dúvidas sobre se deve ou não terceirizar?

A seguir, veja algumas ocasiões em que vale a pena terceirizar serviços e faça uma comparação com a situação atual da sua empresa. Assim, você conseguirá entender se já é o melhor momento para investir nesse processo.

Dificuldades na gestão

Caso exista alguma dificuldade evidente ao executar tarefas administrativas relacionadas à gestão da sua empresa, procure pelas causas últimas do problema. Dificuldades de gestão são comuns, principalmente, para empresas em ritmo acelerado de crescimento, com um nível crescente de trabalho.

Ao perceber essas dificuldades manifestadas em perda de clientes, bons funcionários e prejuízos, talvez, já seja o melhor momento para adotar a terceirização.

Compare custos internos e terceirizados

Como vimos, gastos com processos de contratação, treinamento, demissão, encargos, ferramentas de trabalho e outros são muito pesados para as finanças de uma empresa.

Portanto, o primeiro item a ser analisado ao considerar a terceirização de serviços é avaliar o seu custo-benefício, realizando a comparação dos gastos internos atuais com os serviços prestados por uma terceirizada.

Parece óbvio afirmar isso, mas ocorre que nem sempre a opção por um serviço de fora da empresa é necessariamente mais barata do que manter uma equipe interna, tendo em vista que outros custos também são assumidos com a terceirização.

A mesma lógica vale para outros serviços passíveis de terceirização, como desenvolvimento de software, gestão de documentos etc. Por isso, é necessária uma análise econômica minuciosa antes de agir nesse sentido.

Baixa produtividade

Ao verificar que sua empresa não entrega o esperado, ou está aquém dos resultados que já deveria ter alcançado, verifique se os recursos despendidos em todos os processos e atividades do seu negócio estão voltados à eficiência da empresa como um todo.

Muitas empresas sofrem com processos e atividades secundárias, ou seja, que não estão ligadas à finalidade produtiva da organização. Essas atividades podem estar consumindo sua eficiência e gerando cenários de baixa produtividade. Nesses casos, a terceirização surge como solução, ao proporcionar como vantagem um foco maior em seu core business.

Como escolher o melhor fornecedor?

Se após muita análise, ponderação e estudo, você entender que é chegado o momento de terceirizar determinada área da sua empresa, é preciso começar a escolher muito bem quem serão os seus fornecedores.

Alguns cuidados são essenciais na escolha dos melhores parceiros de negócios. É preciso adotar alguns critérios de avaliação que balizem a sua decisão. Pense no tipo de serviço demandado, pois cada um envolve diferentes pontos de avaliação.

É o caso de serviços de TI. Esse serviço tem o nível de suporte oferecido como o fator de maior peso na análise, sendo uma questão mais urgente nesse nicho específico do que seria em outros ramos como o de limpeza e conservação.

A qualidade do serviço prestado deve ser objeto de sua avaliação. Estude se a empresa que pretende contratar oferece qualidade além de baixo custo. Parâmetros como flexibilidade frente a um aumento repentino na demanda e a sua reputação no mercado também devem ser analisados com o máximo de cautela.

Como você viu, terceirizar serviços é extremamente importante como estratégia de negócio. Sendo assim, é essencial optar por empresas especializadas e experientes no mercado, que sejam capazes de auxiliar nesse processo.

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Sobre o Autor

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Gabriel Malinosqui

Apaixonado por empreendedorismo e tecnologia.
Atualmente atuo como CEO na ez.devs e ajudo a empresas construirem seus produtos digitais

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