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Como medir os resultados do Kanban?

Agilidade
Como medir resultados do Kanban

Como medir os resultados do Kanban? Sempre que falamos da utilização da metodologia Kanban em projetos, essa é é uma das primeiras dúvidas que surgem.

Por ser uma metodologia menos prescritiva, onde o fluxo de demandas é “puxado” de acordo com a necessidade do time. Algumas pessoas acreditam que Kanban não trabalha com prazos. Mas não é bem assim que as coisas funcionam.

O Kanban possui várias recomendações, e uma metodologia muito efetiva se praticada da forma correta. Como já mencionei neste artigo sobre Kanban, não basta ter um board dividido em colunas, com alguns cards distribuídos, para realmente trabalhar com Kanban.

Além dos pontos citados no artigo que mencionei acima, o Kanban tem uma outra vantagem. Todos os resultados que metrificamos são baseados em histórico e não estimativas ou achismo, isso nos dá uma grande vantagem.

Mas chega de falar dos benefícios, vamos ao que interessa.

Como medir os resultados do Kanban?

O primeiro passo para conseguir medir os resultados, é ter um workflow bem definido. Ou seja, mapeie muito bem as fases do seu processo de desenvolvimento. Desde o momento em que a demanda é concebida, passando pelo desenvolvimento em si e chegando até a entrega efetiva para o cliente.

É claro que devemos sempre considerar que o Kanban é um processo evolutivo. Então não faça mais do que você precisa, comece com o básico. Primeiro criei o board com um processo básico, e depois vá adicionando as fases que fazem sentido.

Com o processo rodando bem, você deve evoluir para começar a medir os resultados. E ai é importante ter tudo bem detalhado. Uma dica é utilizar o esquema de colunas de espera e de ação, por exemplo uma coluna “Aguardando teste” e a seguinte seria “Em teste”. Assim você consegue medir o tempo em que a tarefa levou para ser testada, e o tempo em que ficou na fila de espera.

Na maioria das vezes, a tarefa leva mais tempo “esperando” do que sendo executada, ai você começa a identificar os gargalos no processo.

Medindo os resultados através do Throughput

A primeira métrica que vamos abordar é o throughput, e apesar do nome ser meio complicado, ela é bem simples de entender.

Basicamente ela mede a capacidade de entrega do seu time, em um ciclo de tempo. Ou seja, quantas tarefas ou histórias de usuário seu time consegue entregar dentro de uma semana?

Com isso você pode perceber a frequência das entregas e a “capacidade” do seu time. Se pensarmos em um cenário onde a equipe trabalha com histórias de usuário com tamanho e complexidade parecidos, é possível ter previsibilidade de quando uma feature será entregue.

Uma forma muito boa de se quebrar tarefas é utilizando a Matriz de complexidade e incerteza. Se você ainda não conhece, dá uma olhada nesse artigo Requisitos em equipes ágeis: Falando sobre complexidade e incerteza do Raphael Albino.

Como medir os resultados do kanban

Nesse gráfico podemos observar que a equipe não está tendo uma tendência nas entregas. Seria um pouco difícil de dar previsibilidade para o cliente dessa forma.

Uma segunda coisa interessante deste gráfico é a categorização de atividades. Como pode-se observar existe uma separação entre “Story” e “Bugs”.

Categorizando atividades

Uma prática muito boa também para medir os resultados do Kanban, é sempre categorizar as atividades. Assim é possível perceber onde o esforço da equipe está sendo investido. Pois o time pode estar entregando 10 atividades por semana, mas se 8 forem bug, com certeza o cliente não vai estar enxergando muito valor nessas entregas. E nesse caso é necessário fazer um alinhamento de expectativas, e entender o motivo de tantos bugs.

Entendendo o Lead Time

Uma segunda métrica que pode ajudar bastante no entendimento do que está acontecendo no projeto, e na tomada de decisões é o Lead Time.

O Lead Time é bem simples também, ele contabiliza o tempo total para uma tarefa fica pronta. Desde o momento em que ela entrou na fila de desenvolvimento “To do”, até o momento em que ela é entregue e chega na coluna “Done”.

Como medir os resultados com Lead Time e Lead Time Breakdown

Além do Lead Time, existe o Lead Time Breakdown. Nele podemos visualizar o tempo total para tarefa ficar pronta, e ainda quanto tempo ela ficou em cada fase.

Por isso é importante termos a separação das colunas de espera e de ação. Imagine por exemplo que uma demanda ficou 15 dias na coluna “Ready to homolog”, aguardando a homologação do cliente. E depois apenas 2 dias na coluna “In Homolog”. Ou seja, seu cliente levou duas semanas para homologar um item que ele pode validar em apenas 2 dias. 

Dei esse exemplo, pois isso já aconteceu em projetos que gerenciei. E foi através do gráfico de lead time breakdown que mostrei ao cliente, que os atrasos dos quais ele questionava, estavam sendo causados pela demora dele na fase do processo que dependia dele. 

Como medir resultados do kanban

Este gráfico particularmente é um dos meus preferidos, é simples de entender e pode dar muitas informações. No eixo X temos os itens de trabalho, e no eixo Y os dias que levaram para serem feitos. 

Além disso, podemos observar quanto tempo o item ficou em cada fase do processo. O número 0 nas colunas, significa que o item não ficou nenhum dia naquela fase.

Neste exemplo podemos observar que existe um GAP imenso na fase de deploy. Isso pode ser causado por falta de um processo bem definido de publicação, ou burocracia interna. O ideal seria um processo de deploy automático, mas sabemos que no dia a dia nem sempre é assim.

Sendo assim, seria o caso de acionar algum responsável na empresa que pudesse resolver isso, para agilizar a liberação de novas funcionalidades em produção.

Tem muito mais para medir os resultados do Kanban…

Essas métricas são apenas algumas das que podemos utilizar no nosso dia a dia. Mas se você nunca utilizou, sugiro que comece por elas. Garanto que irão ajudar muito, tanto no relacionamento com sua equipe, quanto no alinhamento de expectativas com o cliente.

Além dessas, temos também o Burn Down, muito utilizado com o Scrum. O Burn Up, CFD, gráfico de eficiência do fluxo e muitas outras métricas que podem ser utilizadas.

Se interessou pelo assunto? Então fique de olho no blog, que em breve sai post novo falando mais sobre métricas.

E caso tenha alguma dúvida, deixe nos comentários.

Até a próxima!

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