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WIP: entenda o que é e porquê você deve limitá-lo

Nós já explicamos aqui no blog como montar um kanban eficiente, como ele pode ser utilizado no desenvolvimento de softwares e como medir seus resultados. Agora é hora de entender mais sobre o WIP e sua importância na metodologia.

O que é WIP?

WIP significa Work in Progress (Trabalho em Progresso). Ele representa a quantidade de tarefas que já foram iniciadas, mas ainda não concluídas.

Por exemplo: se o time divide os status das tarefas em “para fazer”, “em andamento”, “em revisão”, e “concluído”, o WIP está representado pelas colunas “em andamento” e “em revisão”, pois são as fases que estão em andamento.

WIP limitado

Quando iniciamos uma tarefa nova e desafiadora, nos sentimos motivados e animados para fazê-la. Porém, à medida que a tarefa continua, podemos nos acostumar a ela e não ter mais aquela animação inicial, o que pode diminuir nossa produtividade e fazer com que queiramos iniciar novos projetos ao invés de continuar e finalizar os anteriores.

Por essa e demais razões, limitar o WIP se torna muito importante em um projeto. Essa limitação significa estabelecer um máximo de tarefas iniciadas, mas não concluídas, em cada etapa do fluxo de trabalho. Por isso, limitar o WIP é uma das prioridades do Kanban e um dos motivos da metodologia ser tão eficiente.

O WIP limitado permite:

  • Melhor gerenciamento das tarefas;
  • Maior foco na entrega;
  • Trabalho entregue com maior qualidade;
  • Minimizar ou evitar GAPs no fluxo;
  • Evitar sobrecarga de serviço para o time;
  • Localizar gargalos no processo;
  • Melhora na produtividade;
  • Entregar valor ao cliente mais rapidamente.

Como limitar

Para limitar o WIP, é necessário deixar um número máximo de tarefas estabelecidos em cada etapa do projeto. Por exemplo, somente 3 tarefas de um projeto estarão “em andamento” e 2 “em revisão”. Assim, o time saberá que não será possível iniciar outra tarefa sem antes terminar a anterior, fazendo com que um projeto seja entregue antes de outro ser começado.

O WIP de cada etapa do projeto depende de diversos fatores e, portanto, não há um número exato a ser seguido como regra. Assim, será necessário analisar as especificidades de cada etapa do projeto, como tamanho e capacidade do time, requisitos do negócio, demandas dos clientes e da empresa. Além disso, é importante saber que ele mudará dinamicamente por não ser um sistema isolado.

Antes de limitar o WIP…

Converse com a sua equipe. Por não existir um número padrão para o WIP, o contexto de cada projeto, time e empresa precisa ser avaliado. É importante que a equipe seja envolvida nesse processo pois seu ponto de vista e experiência é fundamental para um WIP realista e funcional. Além disso, ao incluí-la no processo, há maior chance de diminuir a resistência e aumentar o compromisso dos participantes.

Ferramentas para WIP

O WIP muitas vezes é feito em um quadro com canetão ou em uma parede com bloco de notas. Porém, já existem ferramentas que podem otimizar esse processo e oferecer mais recursos. Também, a digitalização do WIP se faz cada vez mais importante com o avanço do trabalho remoto.

Duas ferramentas que podem ser muito úteis para a utilização do WIP limitado são o Trello e o Kanban. Conheça mais sobre cada um deles:

  • Trello

O Trello é uma ferramenta que utiliza a metodologia Kanban e que permite a criação de quadros para gestão de processos. Nele, é possível atualizar o status de cada tarefa de forma simples, além de delimitar seu prazo e responsáveis. Dessa forma, é possível que todos editem e acompanhem de maneira visual o andamento de cada etapa do projeto.

  • Jira

A princípio, o Jira Software foi desenvolvido como um rastreador de bugs e itens. Hoje, é uma ferramenta de gerenciamento, assim como o Trello. Ele também permite identificar quanto tempo as atividades ficam em cada fase do processo, permitindo, assim, identificar melhor a vazão de cada tarefa e do projeto.

Após aplicar o WIP…

Revise o processo. Para além de determinar o WIP, é importante verificar se ele foi positivo para a equipe e para o processo, o que poderia ser melhorado e/ou se é importante redefini-lo. Fazer essa análise periodicamente permite identificar melhorias e evoluções que podem ajudar o desempenho e a entrega de cada projeto. Um bom momento de rever o WIP, por exemplo, é quando novas pessoas entram na equipe ou quando novas tecnologias são inseridas.

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